Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Healio GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Frank Steinfurt
KI an Bord ist eine Marke der Healio GmbH.
Arndtstraße 6, 22085 Hamburg
E-Mail: moin@kianbord.de

2. Grundsätzliches

Die Website verwendet ohne Ihre Zustimmung keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Die Reichweitenmessung mit Google Analytics und die Erfolgsmessung mit Google Ads werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung aktiviert; ohne Zustimmung wird dafür keine Verbindung zu Google hergestellt. Schriftarten werden lokal geladen. Wenn Sie eine Anfrage absenden, können vorhandene Herkunftskennzeichnungen des verwendeten Links mit Ihrer Anfrage gespeichert werden. Die einzelnen Verarbeitungen erläutern wir unten.

3. Hosting und sichere Übermittlung

Die Website wird bei Vercel Inc., USA, bereitgestellt. Kontaktanfragen und Antworten zur Gesprächsvorbereitung werden über Vercel an unseren eigenen Server bei Hetzner Online GmbH übertragen. Für die Bereitstellung und Sicherheit können die beteiligten Hostinganbieter technische Zugriffsdaten verarbeiten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung der Website und der Schutz vor Missbrauch.

Für den Missbrauchsschutz verwendet unser Server kurzlebige Übermittlungskennungen und einen aus der IP-Adresse abgeleiteten pseudonymen Schlüssel. In der eigenen Datenbank wird dafür keine rohe IP-Adresse gespeichert. Davon getrennt sind mögliche Zugriffsdaten der Hostinganbieter zu betrachten.

Informationen zur Verarbeitung durch die Anbieter finden Sie bei Vercel und Hetzner. Vercel beschreibt auch mögliche Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und seine Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework. Die Anbieterinformationen ersetzen nicht diese Erklärung zu unserer eigenen Verarbeitung.

4. Terminbuchung über Calendly

Für die Buchung eines Erstgesprächs verlinken wir auf Calendly LLC, USA. Erst wenn Sie den Buchungslink anklicken, öffnen Sie die Buchung von Calendly (siehe nächster Abschnitt). Dort verarbeitet Calendly unter anderem Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Termin und Ihre zusätzlichen Angaben. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von Calendly; sie erläutert auch internationale Übermittlungen und die Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework.

Für die Organisation Ihres Gesprächs speichern wir die gebuchten Kontakt- und Termindaten, den vereinbarten Gesprächsort oder Gesprächslink sowie den Terminstatus auf unserem eigenen Server bei Hetzner. Dazu gehören auch Informationen über Absagen und verknüpfte Terminverschiebungen. Diese Angaben dienen der Terminbestätigung, der Vorbereitung und der persönlichen Durchführung des Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage.

5. Calendly-Einbettung

Wenn Sie auf „Erstgespräch buchen“ klicken, öffnen wir die Terminbuchung als Fenster auf unserer Seite. Dafür wird erst in diesem Moment ein Skript und eine Formatvorlage von Calendly LLC, USA, geladen (assets.calendly.com); beim bloßen Aufruf der Seite findet keine Verbindung zu Calendly statt. Lässt sich das Fenster nicht laden, öffnet sich stattdessen die Buchungsseite von Calendly. Dabei erhält Calendly technische Daten wie Ihre IP-Adresse und Browserinformationen. Zweck ist die Terminbuchung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage.

Sind Sie über einen Link mit Herkunftsangaben (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) auf unsere Seite gekommen, hängen wir diese an den Buchungslink an, damit wir in Calendly sehen, über welchen Weg die Buchung entstand. Calendly LLC übermittelt Daten in die USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Calendly. Wenn Sie der Messung zugestimmt haben, melden wir nach einer bestätigten Buchung ohne Namen oder E-Mail-Adresse nur das Ereignis „Erstgespräch gebucht“ (siehe Abschnitte zu Google Ads und Google Analytics).

6. Kontaktaufnahme und Herkunft der Anfrage

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon zu unseren Leistungen kontaktieren, verwenden wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage, zur Terminabstimmung und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines Vertrags.

Beim Absenden des Kontaktformulars werden Ihr Name, Ihre Praxis oder Ihr Betrieb, Ihre Ausrichtung, Ihre Mailadresse und Ihr optional genanntes Ziel über Vercel an unseren eigenen Server bei Hetzner übertragen und dort für die Rückmeldung gespeichert. Ergänzend können die ausgewählte Leistung und der Kontaktweg gespeichert werden. Name, Betrieb, Ausrichtung und Mailadresse werden benötigt, um Ihre Anfrage zuzuordnen und Ihnen zu antworten; das beschriebene Ziel ist freiwillig.

Falls der verwendete Link gültige Herkunftskennzeichnungen enthält, werden diese beim Absenden Ihrer Anfrage zugeordnet. Das können Angaben zur Quelle, zum Medium, zur Kampagne, zum Inhalt oder zum Suchbegriff sein, sogenannte UTM-Parameter. Dadurch können wir nachvollziehen, über welchen Link eine Anfrage zustande kam, und unsere Angebote verbessern. Dafür verwenden wir keine Analyse-Cookies und keine externen Analyse-Tools. Rechtsgrundlage für diese Herkunftszuordnung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Einordnung von Anfragen und die Bewertung unserer Informationsangebote.

Für die E-Mail-Kommunikation verwenden wir das Postfach moin@kianbord.de bei Hostinger. Dort werden die für Versand, Empfang und Beantwortung erforderlichen Kontaktdaten und Nachrichteninhalte verarbeitet. Weitere Anbieterinformationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hostinger. Ihre Kontaktangaben werden nicht für einen Newsletter verwendet.

7. Freiwillige Gesprächsvorbereitung und Terminmails

Nach bestätigter Buchung erhalten Sie eine Terminbestätigung mit einem persönlichen Vorbereitungslink. Die vier Fragen sind freiwillig: Ein Stichpunkt genügt, oder Sie teilen uns mit, dass Sie alles direkt im Gespräch besprechen möchten. Ihre Antworten beziehungsweise dieser Wunsch, der Eingangsstatus und der Zeitpunkt werden auf unserem eigenen Server bei Hetzner für die Vorbereitung des Gesprächs gespeichert. Sie müssen die Fragen nicht beantworten, um am Gespräch teilzunehmen.

Solange die Vorbereitung aussteht, können Sie vor dem Termin bis zu zwei kurze Erinnerungen erhalten. Sobald Ihre Vorbereitung eingegangen ist oder Sie mitteilen, dass Sie alles im Gespräch besprechen möchten, entfallen weitere Vorbereitungserinnerungen. Absagen und Verschiebungen werden bei der Terminprüfung vor dem Versand berücksichtigt. Die Nachrichten gehören zu Ihrem vereinbarten Gespräch und sind kein Newsletter.

Sie können auch auf eine Vorbereitungsmail antworten. Ein lesender Abgleich unseres eigenen Postfachs ordnet passende persönliche Antworten anhand der Absenderadresse und der Referenz einer bereits gesendeten Nachricht Ihrer Buchung zu. Bis zu 8.000 Zeichen des eigentlichen Antworttexts, der Eingangszeitpunkt und die Nachrichtenreferenz werden für die Gesprächsvorbereitung auf unseren eigenen Server übernommen. Anlagen werden dafür nicht automatisch eingelesen. Die Verarbeitung dient der Vorbereitung und Durchführung des von Ihnen angefragten Gesprächs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bitte übermitteln Sie keine Patienten- oder Gesundheitsdaten. Beschreiben Sie nur die Wünsche und Abläufe Ihrer Praxis oder Ihres Betriebs.

8. Freiwillige Werbemessung mit Google Ads

Mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung messen wir über Google Ads, ob eine Anzeige zu einer tatsächlich angenommenen Kontaktanfrage führt. Erst wenn Sie zugestimmt haben und die Übermittlung Ihrer Anfrage bestätigt wurde, wird der Google-Tag geladen. Ein Klick, eine unbestätigte Anfrage oder das bloße Öffnen der Terminbuchung wird nicht als Conversion gemeldet. Nach Ihrer Zustimmung kann zusätzlich eine bestätigte Buchung eines Erstgesprächs als Ziel gemeldet werden; Name und E-Mail-Adresse werden dabei nicht übergeben. Ohne Zustimmung werden weder der Tag geladen noch Mess- oder Einwilligungssignale an Google übertragen. Ihre Anfrage und die Terminbuchung funktionieren unabhängig von Ihrer Auswahl.

Google erhält zur Messung eine zufällige Anfragekennung und technische Informationen, insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen und den Übermittlungszeitpunkt. Die von uns übergebene Seitenadresse enthält nur Domain und Pfad, keine Suchparameter oder persönlichen Vorbereitungslinks. Name, Mailadresse, Betrieb, Branche, Freitext und Antworten zur Gesprächsvorbereitung werden nicht an Google übergeben. Wir verwenden keine erweiterten Conversions mit Kundendaten und keine personalisierte Werbung; die Besuchsanalyse beschreibt der folgende Abschnitt. Der Tag kann nach Zustimmung Werbe-Cookies zur Zuordnung der Anfrage setzen oder lesen.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Irland; eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich. Weitere Informationen zu Datenverarbeitung, internationalen Übermittlungen und Googles Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework finden Sie in der Datenschutzinformation für Google-Werbedienste und Googles Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage für die freiwillige Messung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für den Zugriff auf Werbe-Cookies gilt § 25 Abs. 1 TDDDG.

Ihre Auswahl wird mit Zeitpunkt und Versionskennung lokal im Browser gespeichert und für 180 Tage berücksichtigt, damit Sie nicht bei jedem Seitenaufruf erneut entscheiden müssen. Danach fragen wir beim nächsten Besuch erneut. Nach Zustimmung speichern wir außerdem bis zu 50 zufällige Anfragekennungen zur Vermeidung doppelter Meldungen; diese werden für höchstens 24 Stunden berücksichtigt und beim nächsten Aufruf bereinigt. Diese lokale Speicherung enthält keine Formularangaben. Mit „Messung einstellen / widerrufen“ im Footer können Sie Ihre Zustimmung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Dann wird die Messung blockiert, die lokale Liste gemeldeter Kennungen entfernt und die Seite gegebenenfalls neu geladen, um einen bereits geladenen Tag zu beenden. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt. Ohne JavaScript findet keine Google-Messung statt.

9. Reichweitenmessung mit Google Analytics

Mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung nutzen wir Google Analytics 4, um zu verstehen, welche Seiten besucht werden und woher die Besucher kommen. Zweck ist die Reichweitenmessung. Erst nach Ihrer Zustimmung wird der Google-Tag geladen und ein Seitenaufruf erfasst; ohne Zustimmung findet keine Verbindung zu Google statt. Die IP-Adresse wird gekürzt (anonymize_ip), Google-Signale und personalisierte Werbung bleiben ausgeschaltet. Die übergebene Seitenadresse enthält nur Domain, Pfad und die genannten Herkunftsangaben, keine persönlichen Vorbereitungslinks. Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und Freitext aus Formular oder Buchung werden nicht an Google übergeben.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Irland; eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich und stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework. Google Analytics setzt Cookies (insbesondere „_ga“ und „_ga_*“) mit einer Speicherdauer von bis zu 2 Jahren; die Messdaten werden nach Googles Standardeinstellung 14 Monate gespeichert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit „Messung einstellen / widerrufen“ im Footer für die Zukunft widerrufen; dann wird die Messung beendet und die genannten Cookies dieser Seite werden entfernt. Weitere Informationen finden Sie in Googles Datenschutzerklärung.

10. Speicherdauer

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Organisation und Vorbereitung des Gesprächs sowie gegebenenfalls Durchführung eines anschließenden Auftrags. Daten werden nur so lange benötigt, wie diese Zwecke fortbestehen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Kontaktanfragen, Buchungen, Vorbereitungsnotizen und Mailzustände ist keine pauschale automatische Löschfrist eingerichtet. Kurzlebige Angaben zum Missbrauchsschutz werden getrennt davon zeitabhängig bereinigt.

11. Ihre Rechte

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter moin@kianbord.de kontaktieren. Zuständig für Hamburg: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg.

Stand: 12. Oktober 2026